Utbetalning av stipendier

Utbetalningsunderlag skickas till sektionen Ekonomi antingen via vårt supportformulär eller med internpost:

Sektionen Ekonomis supportformulär (välj kategori "Inbetalningar och Utbetalningar - Stipendier")
Internpost: Sektionen Ekonomi, Fakturahantering och utbetalningar, hämtställe 31

Underlaget ska innehålla:

Ifylld blankett – läs mer nedan.
Kopia på undertecknade beslut såsom inrättandebeslut och tilldelningsbeslut, eller annat motsvarande underlag som innehåller signerat godkännande av att stipendium får betalas ut, med namn på mottagare, belopp och kontering.

Obs! Alla beslut i original ska diarieföras och arkiveras enligt normala rutiner på respektive institution eller fakultetskansli. Blanketten med stipendiatens bankuppgifter utgör dock arbetsmaterial och ska inte diarieföras eller arkiveras. Spara den till exempel i en särskild pärm eller mapp endast så länge som behövs med tanke på vilken tidsperiod personen ifråga är aktuell för stipendieutbetalningar från institutionen/fakulteten. När du slänger blanketten så gör det på ett säkert sätt, till exempel genom att strimla den.

Blankett för utbetalning av stipendium

Instruktioner och tips till blanketten

Ange diarienummer för beslutsärendet om inrättande/tilldelning/motsvarande, och kontaktperson.

Fyll i stipendiatens bankuppgifter. Några kommentarer:

För stipendiat som saknar svenskt personnummer räcker det med födelsedata.
Adress: Om stipendiaten har både en adress i Sverige och en i utlandet så ska den svenska adressen lämnas om personen har ett svenskt konto och den utländska adressen om personen har ett utländskt konto.
Bankuppgifterna: Ange bankens namn och ort, sedan clearingnummer och kontonummer om svensk bank. Om utländsk bank istället swiftadress och IBAN-nummer eller annan kod beroende på land.
Vid eventuell förlängning: Om du får besked från stipendiaten att hen inte bytt bank/bankkonto sedan förra gången så går det bra att skriva det på blanketten, du måste inte be stipendiaten fylla i bankuppgifterna igen. Vid minsta osäkerhet är det dock bra att få uppgifterna igen – för stipendiatens skull – så att betalningen går till rätt konto.

Sidan 2:

Ange totalt belopp som ska betalas ut till stipendiaten.
Markera om det är ett stipendium till en postdoc, till en grundutbildningsstudent eller till en forskarstuderande.
Skriv ett meddelande till stipendiemottagaren (max 12 tecken). Meddelandet kommer att synas på betalningen. Om inget anges så kommer vi att skriva ”Stipendium” eller ”Scholarship”.
Ange en rad för varje utbetalningstillfälle.
Aktivitet styr – viktigt att den uppgiften är rätt.
Ange datum för utbetalning utifrån villkor och regler för stipendiet.
Ange om det finns bidrag på de aktuella aktiviteterna som täcker stipendieutbetalningarna. Ifall bidrag saknas anger du istället en förklaring.
Om allt stämmer med bankuppgifterna så bör det räcka med att underlaget skickas in ca en vecka före önskad utbetalningsdag, men det är bra om underlagen kan skickas in ännu tidigare så att det finns tid för att vid behov komplettera/rätta uppgifter.
Utbetalningar från ekonomisystemet görs ca 3 gånger/vecka, i normalfall måndag, onsdag och fredag.
Skriv gärna en informativ text till bokföringen (max 30 tecken); något med mening för din institution, det kommer att underlätta vid uppföljning. Till exempel för stipendium till sommarforskarskola vid M-fak ”VMFX60 18/19” eller kortnamn på forskningsområde och handledare för en postdoc, till exempel ”Fylogen. E Svensson” eller ”Biomass PA”. Ange helst inte stipendium, typ (postdoc, grundutb stud, fo stud), namn på stipendiaten eller kontering, eftersom den informationen redan finns på transaktionsnivå – det blir bara dubbel information.

Frågor och meddelanden om utbetalningen kan du skicka via vårt supportformulär. Välj kategori "Inbetalningar och Utbetalningar - Stipendier".

Sektionen Ekonomis supportformulär

Kontroll tidigare stipendieutbetalningar respektive anställning

För 2018 finns det stipendier utbetalda både via Primula och via Raindance. Sök därför på utbetalningar i båda systemen. Om du inte själv har behörighet i Raindance så be din ekonom om hjälp. Arbete pågår med hur framtida rapportmöjligheter ska se ut.

Primula: Lönekostnadsspecifikation för personen ifråga, för lämpligt tidsintervall med tanke på kontrollbehovet. I den rapporten ser du även eventuell anställning. Om du har behörighet till det så kan du även använda Kuben: Under Ekonomi finns en rapport som heter ”Personalkostnadsuppföljning flexibel – Primula”. I den kan du söka på valfri period, på namn på person, på konto med mera.

Raindance: Verifikationslista spec med sökning på ett år i taget, KONTO: 61*, KST: * och på personens namn i fältet Kund/Lev-namn (tips! Ange del av namnet med * före och efter, till exempel *Sonesson*).

Kontroll av om en stipendiat fått utbetalning

Ställ frågan via vårt supportformulär (välj kategori "Inbetalningar och Utbetalningar - Stipendier")

Obs! Ange namn och helst även födelsedata.

Återkallande

Stipendiater ska fullfölja sin utbildning/meritering och närvaro enligt kursplan/studieplan/plan för förkovran. Vid misskötsel, eller om stipendiaten på grund av sjukdom eller annat skäl inte bedöms kunna slutföra sin utbildning/meritering, kan beviljade men inte utbetalda stipendiemedel dras tillbaka.

Om beslut om återkallande av stipendium fattas, skicka omgående ifylld blankett och en kopia på beslutet via vårt supportformulär. Det är viktigt att återkallat belopp endast avser den summa som ej är utbetald.

Observera att utbetalat stipendium till student eller postdoktor enligt Lunds universitets föreskrifter för utbildnings- och postdoktorsstipendier (dnr STYR 2020/1283) inte kan återkrävas.

Blankett återkallande/återbetalning av stipendium (XLSX 33 kB, ny flik)

Skicka kopia via supportformuläret (välj kategori "Inbetalningar och Utbetalningar - Stipendier")

Uppföljning

Uppföljning av stipendier går att göra i alla ekonomirapporter i Raindance, EOS eller Kuben där man kan söka på konto. Alla stipendier är bokförda med konton som börjar med 61.