Attest- och godkännanderutiner

Med hjälp av Attestordningen, attestplaner och rutinerna till dessa följer Lunds universitet föreskrifterna till 22§ Förordning (2000:606) om myndigheters bokföring. Enligt dessa får endast särskilt förordnade tjänstemän förfoga över myndighetens medel. Förfogandet ska godkännas med namnteckning eller med elektronisk signatur. I allmänna råd definieras förfogande över myndighetens medel som såväl beslut om utbetalning som alla beslut att ingå ekonomiska förpliktelser för myndighetens räkning, exempelvis anställningsbeslut, beslut om uppdragsavtal och upphandlingsbeslut. Det är således inte tillåtet för någon att göra inköp i universitetets namn utan att först ha ett godkännande av attestansvarig för den verksamhet som ska betala inköpet. Tillämpningen av detta är idag att godkännandet kan ske muntligt eller skriftligt – till exempel via e-post, på särskild blankett, i Lupin eller i form av en beslutad budgetram. Kravet på namnteckning eller med elektronisk signatur ska uppfyllas senast vid hanteringen av fakturorna respektive rese- och utläggsräkningarna.

Välja nivå

Generellt för universitetet ligger vi i dagsläget på en relativt låg nivå när det gäller hur formaliserat förgodkännandet ska vara. Det enda formella krav som finns är att det krävs en attest vid beställning av upphandling.

Läs mer om beställning av upphandling (Medarbetarwebben)

Med tanke på de krav vi som myndighet har på oss att ha en betryggande intern styrning och kontroll så är detta - åtminstone för en del verksamheter - otillräckligt. Därför rekommenderas att prefekten ser över vilket behov som eventuellt finns av att formalisera förgodkännandet även för övriga inköp. Här krävs en individuell nyttobedömning. Anpassa efter vad som ger en rimlig avvägning mellan kostnad och nytta för just din institution.

Olika krav (exempel):

• Att vid beställning (avrop) över X kr (X= 20 tkr, 50 tkr, 100 tkr…) alltid kräva formaliserad attest/godkännande före order läggs hos leverantör.
• Att kräva formaliserat förgodkännande för vissa typer av inköp, till exempel alla investeringar och alla köp av konsulttjänster.
• Att ge vissa individer förgodkända ramar att göra inköp inom, till exempel i form av en budget med tillhörande budgetansvar. I sådana fall kan eventuellt beloppsgräns gälla för övriga personer/inköp.

Former (exempel):

• Beställning i Lupin
• Budgetbeslut (eventuellt i kombination med delegationsbeslut)
• Blankett

Att göra:

• Ge eventuella ramgodkännanden.
• Besluta om eventuell beloppsgräns.
• Bestäm former för hur godkännandet ska gå till.
• Dokumentera det som beslutats.
• Se till att alla vet vad som gäller.

Det finns flera förordningar som tillsammans utgör regelverk kring intern styrning och kontroll. Beskrivning och handledning finns i ”Handledning - Intern styrning och kontroll”, ESV 2009:38. Det finns även information om universitetets arbete med riskanalyser på Medarbetarwebben.

Stöd vid verksamhetsutveckling (Medarbetarwebben)