Påminnelser, räntefakturor och inkasso
Du ska varje månad bevaka dina utestående kundfakturor. Om betalning uteblir trots att förfallodatum passerats bör du kontakta kunden. Se i Raindance - Uppföljning/Frågor & analys/Avstämningar och kontroller/1 Månad/Kundfakturor
Vid behov kan du även kontrollera kundfakturans saldo, betalningsdag och eventuella delbetalningar genom att söka upp fakturan eller att ta ut olika rapporter från ekonomisystemet, till exempel ”Uppföljning kundfakturor” och "Uppföljning förfallna kundfakturor" som finns under Uppföljning/Frågor & analys/Fakturor/Kund i Raindance. Där ser du även om det har ställts ut några påminnelser eller räntefakturor när förfallodatum passerats. Det är en god idé att kontakta kunden om båda påminnelserna skickats ut och betalning ännu inte kommit. Annars riskerar fakturan att gå till inkasso.
Påminnelser
Sektionen Ekonomi tar fram och skickar ut påminnelser. Det skickas ut påminnelser på alla ej betalda fakturor överstigande 50 kronor när det gäller svenska kundfordringar och 150 kronor när det gäller utländska kundfordringar. På påminnelse 1 debiteras en påminnelseavgift på 60 kronor.
- Påminnelse 1 skickas ut 10 dagar efter förfallodatum.
- Påminnelse 2 skickas ut 16 dagar efter påminnelse 1.
Påminnelseavgiften knyts till fakturan med en verifikation.
Om du vill att påminnelseutskicket ska skjutas upp för en kundfaktura så kan Sektionen Ekonomi ange ett anstånd. Kontakta avdelningen Inbetalningar och redovisning via vårt supportformulär, välj kategori "Fakturafrågor/Kundfaktura och rekvisition från LU". Vi övervakar även påminnelseavgifter som inte betalas i samband med fakturabetalning, och tar bort eventuella återstående påminnelser så att en eventuell räntefaktura kan skickas ut.
Kontakta oss via vårt supportformulär
Räntefakturor
Räntefakturor ska enligt Förordning (1993:1138) om hantering av statliga fordringar tas ut på fordringar som inte betalas i rätt tid. De ställs ut och skickas av sektionen Ekonomi. De framställs på alla sent betalda fakturor efter en respittid på fyra dagar om räntebeloppet överstiger 50 kronor för svenska fakturor och 150 kronor för utländska fakturor. Alla universitetets räntefakturor hamnar i en egen fakturanummerserie som börjar på 51XXXX och bokförs på en central aktivitet.
Kontakta avdelningen Inbetalningar och redovisning via supportformuläret om du innan kunden betalt vill stoppa att räntefaktura skapas, välj kategori "Fakturafrågor/Kundfaktura och rekvisition från LU". En giltig anledning ska anges för att vi ska kunna göra avsteg från förordningens direktiv och stoppa räntefakturan från att skickas ut.
Kontakta oss via vårt supportformulär
Kreditering av räntefakturor
Räntefakturor krediteras av sektionen Ekonomi. Kontakta avdelningen Inbetalningar och redovisning via supportformuläret och ange räntefakturans fakturanummer samt hur mycket av räntefakturan som ska krediteras. Meddela även om kunden önskar få kreditfakturan tillskickad eller inte. Ange också en giltig anledning till att betalningen försenades. Välj kategori "Fakturafrågor/Kundfaktura och rekvisition från LU" i formuläret.
Kontakta oss via vårt supportformulär
Inkasso
Obetalda fakturor som är förfallna sedan sex veckor är aktuella för inkasso, med dessa undantag:
- Utländska dröjsmålsräntefakturor kommer inte att skickas till inkasso utan dessa kommer istället att krediteras.
- Förfallna fakturor till andra statliga myndigheter ska inte gå till inkasso utan dessa kommer att hanteras separat.
Sektionen Ekonomi skickar en inkassoförfrågan till respektive institution. På inkassoförfrågan ska institutionen ange om fakturan ska skickas till inkasso eller inte. Väljer institutionen att inte skicka fakturan till inkasso så måste särskilda skäl anges samt vilka åtgärder institutionen istället tar till för att få betalt. Inkassoförfrågan skrivs under av prefekten innan den återsänds till sektionen Ekonomi. Om inte inkassoförfrågan skickas tillbaka till sektionen Ekonomi inom föreskriven tid kommer fakturan att lämnas vidare till Kammarkollegiet för indrivning av fordran.
Om institutionen angett ett särskilt skäl för att inte låta en faktura lämnas till inkasso och fakturan fortfarande är obetald efter tre månader gör sektionen Ekonomi en bedömning av institutionens förklaring och eventuellt gjorda åtgärder. Fakturan kan då komma att överlämnas till Kammarkollegiet för indrivning genom ensidigt beslut av sektionen Ekonomi.
Kostnader för inkasso
Kostnaderna för inkasso debiteras institutionen som ställt ut fakturan:
- Kammarkollegiet tar för närvarande ut 180 kr ifall ersättning inte kan fås från kunden.
- Vissa hanteringskostnader till Kammarkollegiet som kan uppstå om institutionen avbryter ett pågående inkassoärende genom till exempel förlikning.
Kostnaden debiteras av sektionen Ekonomi på samma kodsträng som ursprungsfakturan.
