Bidrag och Uppdrag
Det är viktigt att klassificera inkomna medel rätt, speciellt när det gäller bidrag och uppdrag. På denna sida får du hjälp med att avgöra vad det är för slags projekt.
Klassificering
Ekonomistyrningsverket (ESV) och Riksrevisionen har gett riktlinjer för hur bidrag och uppdrag ska klassificeras. Det viktigaste kriteriet är om det finns krav på motprestation.
Med bidrag avses enligt ESV:s föreskrifter medel utan krav på motprestation. Det innebär att den som lämnar bidraget inte har ställt krav på att som utbyte för lämnade medel erhålla varor eller tjänster eller på att åtnjuta särskild förmånsställning. Att mottagaren enligt överenskomna villkor ska använda medlen till ett visst ändamål eller att det finns en redovisningsplikt, är inte en motprestation.
Med bidrag avses både sådana tillgångar som utgörs av pengar och andra tillgångar som en myndighet tar emot och beloppet beräknas vid försäljning av tillgången. Medlen anses då mottagna när försäljningsersättningen erhålls. Försäljningsersättningen beräknas genom att försäljningssumman minskas med eventuella försäljningskostnader.
Det som särskiljer uppdragsverksamheten från den anslags- och bidragsfinansierade verksamheten är att verksamheten sker på uppdrag av en kund och att resultatet i allmänhet tillfaller uppdragsgivaren med äganderätt. Uppdragsverksamheten särredovisas på särskilda verksamheter för att vi ska kunna jämföra intäkter och kostnader i verksamheten och försäkra oss om att vi uppfyller kravet på full kostnadstäckning.
| Bidrag | Uppdrag/avgift |
|---|---|
| 38 % av universitetets finansiering (2023) | 9 % av universitetets finansiering (2023) |
| Ingen direkt motprestation | Ges med krav på motprestation, det vill säga resultatet tillfaller kunden med äganderätt |
| Arbetet är inte preciserat eller styrt | Villkorat eller styrt |
| Ansökningsförfarande | Affärsmässig karaktär - offert lämnas |
| Medel rekvireras eller betalas med automatik efter underskrift av kontrakt | Medel faktureras |
| Full kostnadstäckning gäller (vid samfinansiering krävs parallell förbrukning | Full kostnadstäckning ska tas ut från finansiären |
| Ingen moms | Vanliga momsregler för utgående moms på försäljningsintäkter |
| Givaren har inte äganderätt till eller kontroll över resultatet | |
| Bidragets storlek är på förhand fastställt | |
| Kan förekomma villkor och restriktioner | |
| Överskott kan återkrävas | Överskott får behållas |
| Allmänt syfte | |
| Ingen särskild förmånsställning |
Uppdragsverksamheten ska endast ses som ett komplement till den reguljära forskningen och utbildningen. Att bedriva uppdragsverksamhet går bra så länge som:
- uppdragsverksamheten har anknytning till institutionens övriga verksamhet
- uppdragsverksamheten bidrar till institutionens kunskapsbyggande
- uppdragsverksamheten bidrar till uppfyllande av ”tredje uppgiften” (det vill säga samverkan med det omgivande samhället)
- institutionen inte blir beroende av tillfälliga projekt och uppdragsmedel
- den reguljära anslags- och bidragsfinansierade verksamheten inte blir eftersatt
Vänd dig i första hand till din institutions- eller fakultetsekonom när du behöver hjälp med att klassificera ett nytt projekt som bidrag eller uppdrag. Dessa kan i sin tur vända sig till sektionen Ekonomi om ytterligare hjälp behövs med klassificeringen. På Medarbetarwebben finns checklista och mall för avtal:
Läs mer om avtalsrätt på Medarbetarwebben
På Ekonomiwebben (Projektansökan och projektredovisning) finns anvisningar och checklistor för bidrags- och uppdragsprojektsprocesserna:
- Anvisningar - projekthanteringsprocess bidrag (PDF 1,6 MB, ny flik)
- Anvisningar - projekthanteringsprocess uppdragsforskning (PDF 1,6 MB, ny flik)
- Checklista bidrag (PDF 166 kB, ny flik)
- Checklista uppdrag (PDF 195 kB, ny flik)
- Checklista för projektledare, bidrag och uppdrag (PDF 116 kB, ny flik)
- Checklista för prefekt, bidrag och uppdrag (PDF 65 kB, ny flik)
- Checklista ansökningsfasen (PDF 70 kB, ny flik)
Nedan listas några rutiner som är speciellt viktiga.
Att tänka på
Underskrift
Kontrollera vem som ska skriva under ansökan och avtalet. Firmatecknare i dessa fall finns i en bilaga till beslutet ”Föreskrifter om fördelning av beslutsbefogenheter och rätt att teckna avtal vid Lunds universitet”. Det är bland annat följande som styr:
- Beloppsstorleken (se nedan)
- Om det omfattar flera institutioner inom mer än en fakultet eller motsvarande
- Om det framgår i utlysningen att rektor ska skriva under, med mera.
| Undertecknare | Bidragsavtal | Uppdragsforskningsavtal |
|---|---|---|
| Rektor | ≥20 miljoner kronor | ≥10 miljoner kronor |
| Dekan | - | 5 miljoner kronor - 10 miljoner kronor |
| Prefekt | <20 miljoner kronor | <5 miljoner kronor |
Diarieföring
Forskningskontrakt diarieförs av en central kontraktsfunktion som finns hos Forskningsservice och läggs samtidigt in i LUCRIS.
Skicka in kontraktet via formuläret som finns på Medarbetarwebben
Kostnader
Ta fram en projektkalkyl med samtliga specificerade kostnader inför ansökan om bidrag och upprättande av uppdragsavtal. Stäm sedan av de kostnader som bokförs under projektets dispositionstid så att de inte överskrider beviljat belopp (inklusive eventuell samfinansiering).
Mallar för projektkalkyler för din fakultet
Verksamhet
Bidrag läggs upp på verksamhet 11 (utbildning) eller 35 (forskning). Uppdrag på verksamhet 54 (utbildning) eller 55 (forskning).
Faktura eller rekvisition
Om projektet är uppdragsforskning så ska du ställa ut en extern kundfaktura. Läs mer om vad du bör tänka på när du ska ställa ut en kundfaktura här, till exempel moms:
Vid bidrag så ska du aldrig skicka en faktura. Istället vill ofta bidragsgivaren ha en rekvisition. Den ställer du ut i Raindance och skickar till bidragsgivaren. Inbetalningen matchas sedan automatiskt mot rekvisitionen och behöver inte bokas via utredningskontot. Även om bidragsgivaren inte önskar en rekvisition utan har en egen blankett så bör du ställa ut en rekvisition utan att skicka iväg den. Ange rekvisitionens OCR-nummer på blanketten. Det är endast möjligt att skapa en rekvisition i SEK i Raindance. Om det gäller en annan valuta så skapar du den utanför Raindance.
Uppdragsutbildning
LUCE tecknar avtal gällande uppdragsutbildning (verksamhet 54) på Lunds universitet. De fördelar intäkterna till institutionerna med den externa kodsträngen. Bokföringen kommer i vissa fall att göras direkt vid fakturering till kunden och i vissa fall via bokföringsorder, beroende på hur avtalet med kunden är utformat.
Giltighetstid
Dispositionstiden är viktigt till exempel vid periodiseringsarbetet. Lägg in slutdatum på aktiviteten i Raindance och följ löpande upp om ett projekt håller på att löpa ut. Kontakta bidrags- eller uppdragsgivaren för att kontrollera om det går att förlänga tiden. Dokumentera förlängningar och diarieför handlingen.
Periodiserat belopp
Resultatavräkna de projekt som är avslutade och som inte ska återbetalas till finansiären. Var noga med att rätt belopp periodiseras för oavslutade projekt.
Uppföljning
Du måste löpande stämma av ditt projekt. I dokumentet ”Anvisningar – projekthanteringsprocess bidrag” finns ett avsnitt som heter ”Avstämningar och ev. ombokningar” som är ett stöd i detta arbete.
Anvisningar - projekthanteringsprocess bidrag (PDF 1,6 MB, ny flik)
