Allmänt om tertialbokslutet
Institutionen/motsv ska kontinuerligt vara i fas med sin bokföring d v s alla inkomster ska löpande bokföras på respektive projekt/aktivitet, fakturor i Lupin ska snarast granskas och attesteras, anläggningstillgångar ska kompletteras så snart det kan ske etc. Bra rutiner för löpande bokföring och avstämning leder till ett enklare bokslutsarbete. Strukturerade avstämningar görs lämpligen månadsvis och minst tertialvis.
Fakturor i Lupin
Det är alltid viktigt att institutionen har kontroll över att fakturorna blir granskade och attesterade enligt tidplan så att bokföringen sker på rätt period. I detta bokslut ska fakturorna vara granskade och attesterade senast den 4 september före kl 18.00.
För att följa upp status på fakturorna i Lupin använd rapporten ”Ej hanterade fakturor i Lupin” som finns i LU Box. Rapporten uppdateras varje tisdag och torsdag men kommer att uppdateras dagligen 30 augusti och 2 - 4 september.
Ej hanterade fakturor i Lupin (länk till LU Box, logga in med dina Lucat-uppgifter)
Samfinansiering av externa medel
För flerfinansierad verksamhet ska parallell förbrukning av externa intäkter och anslag ske. Detta innebär att de olika finansieringskällorna parallellt ska täcka andelar av såväl direkta som indirekta kostnader. Förbrukningen av samfinansieringen ska fördelas i samma proportion som förbrukningen av bidragsmedel. För att underlätta uppföljning och periodisering ska samfinansiering bokföras minst tertialvis och helst månadsvis. Sista dag att registrera och godkänna villkor inför den automatiska samfinansieringen respektive att bokföra samfinansiering manuellt per den 31 augusti är den 5 september. Om du bokför manuellt och gör det under 2 – 5 september – kom ihåg att ändra bokföringsdatum.
Använd i första hand den automatiska samfinansieringen – se guide:
Registrera samfinansiering (PDF 545 kB, ny flik)
Vid manuell bokföring av samfinansiering, tänk på följande:
- Använd intern bokföringsorder
- Bokför med konto 30120
- Verksamhet 54, 55 och 58 får inte samfinansieras
- Samfinansiering får endast ske inom utbildning resp. inom forskning
Periodisering av projekt
Ett förberedande periodiseringsarbete görs med fördel under augusti. Se guide Kontroller inför inkomstperiodiseringar:
Steg 1 - Kontroller inför inkomstperiodisering (PDF 320 kB, ny flik)
Exempel på förberedelser:
- Vilka projekt ska periodiseras (genomgång med projektledare).
- Kontrollera att rätt lönekostnader belastar projektet.
- Upplupna intäkter - vilket belopp ska periodiseras. Kontrollera mot kontrakt och vad som redan erhållits.
- Kontrollera att kontraktsuppgifter och kontering finns på alla aktiviteter som ska periodiseras.
- Kontrollera aktiviteter med flera finansiärer/motparter (rapport Finansiärskontroll) och rätta eventuell felbokföring
- Korrekt samfinansiering är gjord.
Kontrollera även att de aktiviteter som ska periodiseras är upplagda med korrekt inkomstkonto och tillåten kombination av motpart. Information om hur du kontrollerar detta finns i guide Upplägg/ändring aktivitet.
Upplägg och ändring av aktiviteter (PDF 297 kB, ny filk)
Efter fredagen den 6 september finns alla intäkter och kostnader bokförda på projekten. Det är nu det går att beräkna periodiseringsbelopp. Under tiden 9 - 11 september ska periodiseringarna slutgranskas.
Information och guider för periodiseringsarbetet
I samband med slutgranskningen måste bland annat följande beaktas:
- Registrerat belopp för upplupna intäkter får inte överstiga återstående kontraktsbelopp dvs ”Kontraktsbelopp akt” minus gjorda inbetalningar, och max hela underskottet.
- Projekt som bokförs på mer än en aktivitet och inte matchar intäkter och kostnader per aktivitet får bara periodiseras på en av dem, den överordnade.
Fakultetsekonomerna gör sedvanlig kvalitetskontroll av gjorda periodiseringar den 12 september.
Inkomstperiodiseringarna bokförs den 13 september.
Löpande semesterkostnad och löneperiodiseringar
Intjänade ej uttagna semesterdagar för 2024 kostnadsförs löpande på respektive kostnadsställe.
Tack vare den utjämnande bokföringen kommer upparbetad semesterkostnad inte att påverka resultatet i tertialbokslutet för kostnadsställen, institutioner och fakulteter. Resultatpåverkan syns i tertialbokslutet endast för Lunds universitet som helhet.
Aktiviteterna påverkas inte utan där syns precis som tidigare korrekt saldo för den löpande semesterkostnaden.
För sparade semesterdagar intjänade till och med 2005 gäller att förändringen av denna skuld kommer att bokföras på ett universitetsgemensamt kostnadsställe. Skulden från helårsbokslutet 2023 ligger kvar på respektive kostnadsställe.
Posterna upplupen lön, samt fordran på lönebidrag kommer också att bokföras på universitetsgemensam nivå i tertialbokslutet.
Översikt tidplanen
Tidplanen innehåller många detaljer. För att ge en bättre överblick finns även en översikt med några huvuddatum för bokföringen i kommande bokslut.