Lupin/Proceedo

Elektroniskt inköps- och fakturahanteringssystem

Lupin (Lund University Purchase and INvoice management system), eller Proceedo, är Lunds universitets verktyg för att hantera inköp och leverantörsfakturor.

Om du ska beställa varor och/eller tjänster så måste du ha tillgång till Lupin/Proceedo.

Hur blir jag Lupinanvändare?

Varje institution/enhet bestämmer själva vilka som ska vara Lupinanvändare. Prata med din chef eller administrativt ansvariga. Behörighet till Lupin ansöker du i Lucat.

Hur kommer jag igång?

När din behörighet för Lupin är godkänd i Lucat loggar du in med ditt Lucat-id och tillhörande lösenord:

Logga in i Lupin/Proceedo

På Medarbetarwebben finns information om rutiner och regelverk för inköp och upphandling:

Inköp och upphandling (Medarbetarwebben)

Här finns en genomgång av vilka typer av utbetalningar som inte hanteras i Lupin/Proceedo:
In och utbetalningar utan faktura

Mer om leverantörsfakturor

Här på Ekonomiwebben finns också sidan Leverantörsfaktura där du hittar mer information om fakturakrav, moms och representationsavdrag samt intrastat. Där finns även länk till rapporten Ej hanterade fakturor i Lupin som uppdateras varje måndag och onsdag.

Läs mer om leverantörsfakturor

På Medarbetarwebben kan du läsa mer om universitetets attestordning och rutinerna kring detta.

Attestera och godkänna (Medarbetarwebben)

Attestordning - riktlinjer om behörighet att förfoga över Lunds universitets medel I 2024 I (PDF 284 kB, ny flik, i Regelverket, Medarbetarwebben)

Riktlinjer för inköp vid Lunds universitet, 2024 (PDF 289 kB)

Här finns även aktuella blanketter:
Blanketter för Lupin och leverantörsreskontra

Guider - Lupin/Proceedo

Dokumenten nedan öppnas i ny flik.

In English

I detta dokument får du svar på några vanliga frågor:

Frågor och svar om webklienten för Lupin (PDF 291 kB)

Förkontera dina periodiska/återkommande e-fakturor

Det finns ett formulär där du kan ange granskare samt kontering för dina periodiska/återkommande fakturor. För att detta ska fungera måste fakturorna alltid innehålla en unik identifikation som återkommer vid varje faktureringstillfälle. Det kan till exempel vara ett telefonnummer eller ett kontraktsnummer. Om du får flera sådana fakturor från en leverantör så finns det en excel-mall du kan fylla i istället och bifoga.

Formulär för att få periodiska/återkommande fakturor förkonterade

Kontering

Alla beställningar i Lupin respektive alla fakturor ska konteras av beställaren.

Obligatoriska fält:

Konto: typ av kostnad – bok, resa, kemikalier…
Aktivitet: projekt, delverksamhet… (kombination av kostnadsställe, verksamhet och aktivitet)

Lathundar:

Frivilliga fält:

Funktion: fri indelning, används av några inst.
Tillgång: Om inköpet gäller en vara vars inköpspris understiger 30 000 kr, men som ändå ska inventarieregistreras t ex p g a att varan är stöldbegärlig eller ska besiktigas, ange 999 i fältet.
Beskrivning: Här kan du i klartext kortfattat skriva information om vad köpet avser, beskrivningen kommer att synas i uppföljningar i t ex Raindance eller EOS och Kuben. Obs! Det är endast de första 30 tecknen som syns!